4 dicas para organizar os documentos fiscais da sua empresa

Ter os documentos fiscais organizados é um desafio para as empresas, pois, somente com esses dados em ordem é possível alinhar as tarefas e, assim, garantir que a rotina empresarial ocorra conforme o esperado, sem muitos imprevistos e desperdícios de tempo na gestão tributária.

Todos os documentos, desde os mais simples até os mais complexos, como as notas fiscais emitidas para os clientes e o manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e), respectivamente, precisam ser muito bem organizados para que sejam facilmente encontrados quando for necessário.

Caso você esteja se perguntando como organizar os documentos fiscais da sua empresa de forma prática, continue a leitura do nosso material, pois daremos algumas dicas de como realizar essa relevante tarefa. Confira!

1. Digitalize os documentos fiscais

É importante que todos os documentos fiscais da empresa sejam automatizados, mesmo que o município em que a organização atue ainda não exija a emissão de notas fiscais eletrônicas, por exemplo.

Ao ter todos os arquivos digitalizados fica mais fácil encontrar os documentos nos computadores ou sistemas da organização, em vez de usar grandes fichários para armazenar documentos impressos, o que pode causar confusão.

2. Use softwares de gestão fiscal

Para fazer a emissão de notas fiscais eletrônicas, cupons fiscais, do conhecimento de transporte eletrônico (CT-E), entre outros documentos da área contábil, recomenda-se um software completo e fácil de utilizar.

Também é interessante que a empresa conte com uma parceria especializada no desenvolvimento de softwares que fazem a leitura de arquivos de SPED dentro do Excel. Desse modo, não só o trabalho pode ser facilitado, mas todas as informações fiscais da empresa poderão ser muito mais facilmente analisadas.

3. Categorize os documentos por tipo

Organizar os documentos fiscais por tipo é uma excelente maneira de manter tudo muito bem sistematizado e fácil de ser encontrado. Dentro desse contexto, existem quatro modos de organização que podem ser feitos para que os documentos fiscais sejam facilmente localizados.

O primeiro deles é a categorização por data, em que os arquivos devem ser salvos de acordo com o dia em que foram emitidos.  O segundo modo é por tipo de documento e o terceiro, por sua vez, por cliente. Já o quarto modo é por prazo de vencimento, de acordo com as datas de cada um deles.

Não existe um método de categorização mais ou menos eficaz, pois cada empresa funciona de uma forma e pode se adaptar melhor a cada uma dessas metodologias. Por isso, cabe ao empreendedor fazer testes e escolher o método que mais se adeque ao fluxo de trabalho do seu negócio.

4. Centralize a atividade de organização em um profissional

Se você tem uma equipe de trabalho completa, convém escolher uma pessoa para ser responsável pela organização de documentos fiscais e centralizar esse trabalho. Assim, fica mais fácil gerenciar o trabalho e evitar que erros sejam cometidos, uma vez que apenas uma pessoa terá essa incumbência.

Se você seguir essas quatro dicas básicas, ficará muito mais fácil de organizar os documentos fiscais na sua empresa e garantir a agilidade na hora de emitir relatórios ou localizar cada um deles nos processos de gestão tributária.

Quer continuar aprendendo sobre o assunto? Então recomendamos que você leia o nosso artigo sobre planejamento fiscal. Nele trazemos uma série de conhecimentos relevantes sobre essa área e que podem ser úteis para o seu negócio, como a importância de se fazer um.

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