A importância das ferramentas de BI (Business Intelligence) para o setor tributário

Ainda que os setores contábeis e fiscais das empresas produzam uma série de informações relacionadas aos negócios, poucos gestores aproveitam essas informações como fonte de dados para ferramentas de business intelligence (BI), perdendo interessantes oportunidades.

Com isso, trataremos da importância de empregar ferramentas de business intelligence para o setor tributário da sua empresa. Fique ligado!

A importância das ferramentas de BI para a gestão tributária

Antes de tudo, é imprescindível deixar claro qual é o conceito de BI e quais são as principais ferramentas utilizadas na área.

O que é BI?

Business intelligence, ou inteligência de negócios, é uma metodologia desenvolvida na área de tecnologia que utiliza informações de diferentes departamentos das empresas para auxiliar na tomada de decisões administrativas e estratégicas.

Por meio das ferramentas de BI, é possível traçar estratégias e definir metas de crescimento com base nas fontes de dados que as empresas têm disponíveis, como transações, margens de lucro, compra, venda etc.

Essas fontes de dados são agregadas em dashboards e relatórios que tornam as informações mais apresentáveis, o que permite que as empresas otimizem suas tomadas de decisão para aumentarem a lucratividade e a eficiência de seus negócios.

Para tal, dispor de fontes de dados confiáveis é evidentemente essencial para a qualidade dos resultados, já que elas servem de base para a atualização dos negócios e a geração de insights, fenômeno fundamental para as tomadas de decisão.

Quais são as principais ferramentas da área?

Com o gradativo sucesso do BI ao redor do mundo, mais empresas estão aderindo à utilização de ferramentas da área, recorrendo a algumas já disponíveis no mercado ou até desenvolvendo as suas próprias.

A seguir, elencamos três dos softwares de BI mais empregados pelas empresas:

Power BI

Desenvolvido em 2014 pela Microsoft, o Power BI é uma ferramenta que consolida informações e fornece análise de negócios em uma exibição única de dados. Ele possibilita o monitoramento da integridade de seus negócios por meio de um painel ativo e a criação de relatórios interativos e completos, permitindo que você acesse seus dados de onde estiver.

Tableau

Outra ferramenta de destaque nesse mercado é o Tableau, que ajuda os profissionais a transformarem dados em informações acionáveis, explorando-as com análises visuais diversas. Por meio do Tableau, você pode criar painéis, fazer explorações com apenas alguns cliques e compartilhar o seu trabalho com quem quiser.

Qlik View

Criada pela Qlik, a Qlik View é outro exemplo de ferramenta de BI que, por ser muito bem pensada, possibilita que você tenha insights mais profundos, construindo análises que guiem a sua empresa para soluções mais flexíveis e prontas para os negócios.

Qual é a importância das ferramentas de BI para o setor tributário?

Agora que já explicamos um pouco sobre o que é BI e alguns de seus principais dispositivos, é hora de tratar, finalmente, da importância dessa metodologia para o setor tributário.

Por mais que os dados contábeis e fiscais representem um ativo de enorme valor para a inteligência de negócios, é comum que essas informações sejam apenas utilizadas para preenchimento de declarações e demais sistemas representativos de obrigações acessórias exigidos pelo fisco. Nesse sentido, muitas vezes é necessário até mesmo que os dados sejam apresentados em leiautes específicos — como no caso do Sped, que discutiremos adiante — , o que demanda muito esforço de grande parte das empresas para a parametrização e padronização dos dados.

O esforço na padronização das informações para o fisco, apesar de desgastante e caro para as empresas, resulta em informações padronizadas relevantes para os gestores tomarem decisões mais qualificadas e verificarem se o recolhimento dos tributos está sendo efetuado de maneira correta e eficiente.

Apesar de serem ilegíveis em um primeiro momento, os arquivos gerados para atender às exigências no âmbito do Sped contêm informações importantes, como operações tributadas e não tributadas, principais clientes e fornecedores, e operações por CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), por CST (Código de Situação Tributária), por natureza do produto (NCM) e por estado.

Nesse contexto, a principal função das ferramentas de BI é permitir a consulta e a análise de informações para todos os setores da sua empresa (inclusive o tributário), seja pela compilação de grande volume de dados, seja pela disposição dos números em formatos gráficos.

Aplicações das ferramentas de BI no setor tributário

Em 2007, a Receita Federal do Brasil instituiu e, consequentemente, iniciou a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), medida que exigiu que as empresas passassem a entregar suas informações tributárias de forma digital e padronizada.

Com essa mudança, os softwares utilizados pelas empresas tiveram que ser adaptados para gerar informações padronizadas para o fisco, o que desencadeou algumas reclamações. Em um primeiro momento, o Sped foi visto como algo inconveniente, já que acarretou um custo elevado de implementação do sistema — adequar-se às suas exigências é trabalhoso.

Ultrapassada essa dificuldade inicial, porém, é possível perceber na padronização dos dados tributários uma oportunidade de compilar informações úteis para a projeção dos negócios. O Sped pode, assim, ser usado como fonte de dados relevantes, principalmente por conta de alguns softwares que fazem a ponte entre os dados do Sped e ferramentas de BI ganharem cada vez mais força.

Dessa forma, a partir de informações que inicialmente eram compiladas apenas para atender às exigências do fisco brasileiro, passou-se a gerar inteligência estratégica. Como o Sped exige um arquivo por mês das empresas, se um gestor tivesse, por exemplo, quatro estabelecimentos, ele teria 48 arquivos entregues ao fisco em um ano, o que é uma amostra bastante considerável para as ferramentas de BI.

Trataremos agora das duas principais aplicações das ferramentas de BI no setor tributário. Confira!

Planejar o futuro

O principal atrativo das ferramentas de BI para o setor tributário diz respeito à possibilidade de compilar informações dos últimos anos em dashboards bastante dinâmicos.

Quando as informações do Sped são dispostas em planilhas e dashboards mais inteligíveis, fica muito mais fácil ter uma dimensão das informações, inclusive em nível gerencial, e tomar decisões a partir de dados dos quais você sabe a procedência.

Nesse contexto, foram desenvolvidos softwares que possibilitam a transfiguração e consolidação de informações de arquivos txt — que são aqueles entregues à Receita para a leitura por computadores — para arquivos do Excel ou, ainda, dashboards de ferramentas de BI, que possuem leiautes muito mais claros e permitem a análise de informações com a utilização de todas as funcionalidades dessas ferramentas.

Em suma, os softwares especializados surgiram no mercado para fazer a leitura dos arquivos do Sped, passá-los para Excel e gerar resultados claros por meio das ferramentas de BI, contribuindo para que a sua empresa planeje melhor o futuro.

Otimizar o tempo

Em relatório do Banco Mundial sobre os ambientes de negócios de vários países, o Brasil ficou em último lugar em tempo gasto para cumprir obrigações acessórias perante o fisco. Além de demandar investimentos, o Sped também requer mais tempo das empresas, o que corrobora o mau recebimento do sistema pelos empresários.

Nesse contexto, os softwares especializados passaram a ser importantes não só por utilizarem o Sped em integração com as ferramentas de BI como também por reduzirem o tempo destinado a tratar os dados tributários a serem entregues à Receita.

Isso ocorre porque, com a melhor disposição dos dados por parte dos softwares, ficou bem mais fácil detectar e corrigir possíveis falhas e ter mais segurança em relação aos documentos entregues ao governo. Tal fator é comprovado, inclusive, pela ampla utilização dos softwares por empresas de auditoria e consultoria tributária.

Benefícios do uso de ferramentas de BI para análise de informações contábeis

Com tudo o que foi abordado acima, pudemos observar que o emprego das ferramentas de BI na análise de informações contábeis confere diversos benefícios às empresas, já que os dispositivos contam não só com dashboards completos para a elaboração de planejamentos mais precisos como também possibilitam melhor visualização e auditoria de arquivos gerados no passado, evitando possíveis multas da Receita.

Tudo isso, vale ressaltar, sem exigir conhecimento técnico avançado, já que um dos principais ganhos dos softwares especializados é fazer que a linguagem dos dados seja, justamente, mais amigável e acessível.

Gostou de conhecer melhor a importância das ferramentas de business intelligence para o setor tributário? Entenda como o nosso software faz a ligação entre essas duas áreas e veja como ele pode ajudá-lo!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Share This