Conheça 4 Vantagens de trabalhar com Sped no Excel

Você sabia que existem algumas ferramentas que facilitam trabalhar com os arquivos do SPED no Excel? Ou seja, é possível migrar dados do arquivo de leitura do Sistema Público de Escrituração Digital para essa solução tão simples e intuitiva. Assim, é possível que você, enquanto integrante do departamento fiscal tenha acesso a dados que são manuseados apenas por técnicos e especialistas em TI, em uma plataforma amigável e conhecida.

Neste artigo, vamos mostrar como o Excel pode trazer benefícios para o tratamento de dados do SPED. Nele você encontrará algumas ferramentas que farão toda a diferença na hora de validar e conferir os arquivos enviados às administrações tributárias. Acompanhe!

As 4 Vantagens de trabalhar com SPED no Excel

1. Organização das informações em planilhas

O arquivo gerado a partir do SPED estará sempre em formato TXT, ou seja, um tipo nada amigável e difícil de ser manuseado, afinal, ele nem foi criado com esse intuito. A possibilidade de organizar as informações em uma planilha faz com que os dados do arquivo sejam mais facilmente compreendidos.

Além disso, o Microsoft Office Excel proporciona uma gama enorme e diversificada de filtros que podem auxiliar em muito nas revisões e conferências mais específicas e que geram uma riqueza de detalhamento consideravelmente maior.

Esse programa é o que chamamos de user friendly no mundo da informática, ou seja, uma ferramenta de fácil utilização que tem um layout amigável e que, a partir do avanço tecnológico, pode ser utilizada para tratar dados do SPED.

2. Cruzamento de dados de outras planilhas

Outra funcionalidade disponível no Excel, e que pode ser utilizada para o caso de arquivos do SPED é a possibilidade de que as informações de uma determinada planilha sejam cruzadas com outras, inclusive no caso dos dados coletados para fins de informação no SPED.

O Programa Validador disponibilizado pela Receita Federal não oferece a funcionalidade de integração de informações como o Excel, portanto, esse nível de análise e tratamento de dados jamais poderia ser utilizado se não existisse a possibilidade de migração dos dados do SPED para o Excel.

3. Facilidade e autonomia de manuseio

Você já sabe que a plataforma de operação do Excel é simples e intuitiva. Sendo assim, por meio dele e de uma forma bem simples, é possível manusear informações geradas pelos softwares de gestão (ERP) das empresas.

Por exemplo, caso você gere um arquivo em TXT, importe para Programa Validador (PVA) e detecte erros na escrituração — ou até mesmo de estrutura — por meio do Excel é possível corrigir e até mesmo melhorar o resultado.

Em outras palavras, significa que você ganhará mais autonomia para manusear os dados e informações, bem como para editá-los. Além disso, você pode identificar erros na escrituração que, geralmente, não são apontados pelo PVA.

Nesse sentido, o ganho é ainda maior, pois, além da agilidade você terá maior confiabilidade a respeito da apuração que está sendo transmitida no arquivo. Assim, você evita que o seu arquivo contenha erros que nem o seu sistema ERP, o programa validador, tampouco os olhos do responsável pela importação são capazes de enxergar.

4. Agilidade na visualização de informações

O programa SPED, apesar de ter aberto as portas para uma série de avanços tecnológicos que proporcionaram benefícios às empresas e escritórios de contabilidade, também dificultou um pouco a forma de apuração de impostos e envio de informações ao fisco.

Afinal, estamos lidando com um sistema extremamente complexo que faz milhares de cruzamentos e cálculos em poucos minutos, portanto, é compreensivel que a visualização de informações em algo tão completo fosse um pouco dificultada.

Por isso é importante contar com uma ferramenta que apresente as mesmas informações contidas no PVA de uma forma harmônica, simples e com um layout intuitivo e familiar. É exatamente nesse ponto que a importação de dados do SPED para o Excel é tão vantajosa.

Dessa forma, o trabalho do departamento fiscal ficará mais simples e, consequentemente, mais veloz. O SPED dificilmente continuará sendo considerado como enorme dificuldade a ser enfrentada se você utilizar essa ferramenta.

Os benefícios do SPED no Excel

Sem dúvidas, a clareza em lidar com as informações do SPED é o principal benefício que a importação de dados para Excel proporciona. Como mencionamos, o PVA é um software que foi desenvolvido para atender às necessidades de cálculo e apuração e não para revisão e conferência completa dos arquivos.

Assim, o trabalho se torna mais eficiente e livre de erros, sendo esse mais um benefício proporcionado por essa integração. Por meio do Excel, é possível ter mais segurança no tratamento dos dados e garantir com maior certeza que aquelas informações estão corretas e validadas. Dessa forma, você também consegue evitar autuações por parte das administrações tributárias, vez que estará mais clara a visualização de inconsistências e a correção de erros.

Caso exista algum problema a ser solucionado em seu arquivo enviado e seja necessário fazer uma intervenção, a correção por meio do Excel pode ser feita de uma forma simples e com maiores chances de assertividade.

Além de melhorar as formas de manuseio de dados do SPED, trabalhá-los no Excel também é um excelente recurso para otimizar a gestão tributária da sua empresa, portanto, é interessante investir em treinamentos e conhecimentos técnicos sobre o programa da Microsoft.

Dessa forma, o departamento fiscal da sua empresa poderá utilizar o recurso para obter melhores resultados e empregar informações junto a algumas extensões como o Power BI, por exemplo. Isso fará com que você tenha insights para otimização da tomada de decisões sobre questões fiscais do seu negócio.

Utilizar um programa que faz a migração de dados do SPED para o Excel também requer algumas ferramentas modernas, afinal, estamos tratando de um pacote de dados extremamente grandes com cruzamentos e cálculos complexos.

Portanto, é essencial ter máquinas com bom desempenho para realizar essa integração. Isso contribui com a velocidade que todo o processo é realizado. Um arquivo do SPED que contém cerca de 100MB demora, geralmente, cerca de 10 minutos para ser 100% transferido do PVA para o Excel.

Em arquivos maiores, como aqueles que têm cerca de 1GB esse processo pode demorar, em média, 40 minutos para completar toda a transferência, portanto, é fundamental contar com ferramentas mais potentes, até para garantir a segurança do seu sistema e dados.

Esses foram os benefícios de ter o SPED no Excel e a migração de uma plataforma (PVA) para a outra. Com uma ferramenta que faz essa ligação, você poderá usufruir de todos eles.

Gostaria de conhecer mais sobre essa funcionalidade? Então, entre em contato conosco. Temos uma equipe especializada para atender as suas necessidades.