Gestão de notas fiscais: entenda a importância e saiba como fazer!

A adequada gestão das notas fiscais é atividade de grande relevância não somente por permitir o controle fiscal da sua empresa, mas também por possibilitar que se tenha uma visão abrangente da situação econômica empresarial, o que auxilia o gestor na tomada de decisões.

Se você é o responsável pela área fiscal da sua empresa e deseja aprender a fazer a gestão das notas fiscais de forma mais eficiente, fique tranquilo! Preparamos este artigo com 3 dicas para simplificar o seu processo de gerenciamento. Confira!

1. Criar uma rotina de compra e venda

A primeira coisa a se fazer para aprimorar a gestão de notas fiscais do seu negócio é estabelecer uma rotina durante a realização dos processos de compra e venda. Para isso, você pode desenvolver uma estratégia a ser executada sempre que alguma operação envolvendo o recebimento ou emissão de notas fiscais for realizada.

Como parte dessa estratégia, podem ser desenvolvidas normas setoriais que explicitam um procedimento padrão aos funcionários. Dessa forma, você evita que eles percam tempo realizando atividades relativas à gestão de notas fiscais e problemas referentes à perda de documentos e prazos.

Por exemplo, ao realizar uma compra, o funcionário deve informar à pessoa responsável pelo departamento financeiro e, quando estiver com o produto em mãos ou o serviço executado, confrontar o documento recebido com as solicitações do contrato. Caso as informações estejam de acordo com o que foi contratado, a nota fiscal pode, finalmente, ser encaminhada ao setor responsável pelo pagamento.

Para a emissão de notas fiscais, o procedimento de controle deve ser feito da mesma maneira, garantindo a precisão das informações contidas e encaminhadas aos clientes. Fazendo isso, evitam-se custos extras e o retrabalho para a retificação do documento.

2. Automatizar o processo

Automatizar o processo de gestão de notas fiscais é uma etapa importante a ser cumprida em qualquer tipo de empresa. Atualmente, vivemos em uma era moderna e digital. As empresas que não buscarem se adequar a essa nova realidade podem ser ultrapassadas pelas demais.

Isso sem contar o fato de que os processos automatizados são menos sujeitos a erros e de rápida execução, já que não necessitam de muitas ações manuais dos funcionários. Por isso, uma ótima alternativa para tornar o seu trabalho mais ágil e certeiro é utilizar softwares e ferramentas que auxiliam na gestão de notas fiscais.

Esses programas de gestão são capazes de auxiliar o gestor no lançamento de dados, no acompanhamento de todos os dados relativos às notas fiscais, tanto emitidas quanto recebidas, e seus respectivos valores e vencimentos, proporcionando maior controle sobre as movimentações financeiras do seu negócio.

3. Contar com o armazenamento digital

Uma dica importantíssima para ter uma gestão de notas fiscais mais eficiente é o armazenamento. Com a adoção da NF-e, várias empresas começaram a arquivar seus documentos fiscais em nuvens ou dispositivos digitais.

Entretanto, ainda é comum encontrarmos gestores fiscais que estimulam seus colaboradores a emitirem e guardarem fisicamente os DANFEs — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica — das notas fiscais emitidas ou recebidas.

Essa medida é desnecessária, uma vez que o único arquivo verdadeiramente válido para a comprovação de uma nota fiscal é o XML. Por se tratar de um arquivo digital importante, deve ser armazenado com bastante cuidado. Perder algum arquivo desse tipo pode resultar em multas e notificações para a empresa.

Apesar das dicas, a medida mais eficiente para aprimorar o seu gerenciamento é contar com o auxílio de ferramentas de gestão para abandonar a burocracia. Esses softwares, além de ajudarem na organização e emissão de notas fiscais, podem disponibilizar outras funções que vão proporcionar mais agilidade na sua administração.

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