Gestão de processos na área tributária: conheça mais aqui

gestão tributária é um dos pilares mais importantes dentro de uma empresa, não é verdade? Afinal de contas, não se trata apenas de pagar impostos. A administração eficiente e o planejamento fiscal de uma companhia podem fazer com que seu negócio caminhe dentro das rígidas regras tributárias, além de evitar problemas sérios com a Receita.

Por esses e outros motivos, saber como otimizar a gestão dos tributos é imprescindível para o desenvolvimento sustentável da sua empresa, e é exatamente sobre isso que vamos falar neste artigo.

Se você quer saber como a gestão de processos na área tributária pode ajudar o seu negócio a ser mais eficiente na administração de tributos, acompanhe a leitura!

O que é a gestão de processos?

A gestão de processos consiste em, basicamente, elevar de forma contínua o desempenho e os resultados da companhia por meio do monitoramento, identificação e correção de possíveis falhas ou situações onde existam margens para alguma melhoria. Dessa forma, o gestor promove o alinhamento constante do desempenho junto às estratégias organizacionais.

Quando aplicamos a gestão de processos na área tributária, o objetivo principal é evoluir e desenvolver a forma com que as informações geradas pela atividade da sua empresa no mercado são transformadas em dados fiscais para, então, serem entregues aos órgãos responsáveis.

Todo o processo toma tempo e, portanto, quanto mais rápida e eficiente for essa metodologia dentro da sua empresa, menos exposta a problemas relacionados ao Fisco ela vai ficar, já que a entrega das informações será otimizada.

Quais são as vantagens de aplicar a gestão de processos na área tributária?

A aplicação da gestão de processos na área tributária pode trazer diversos benefícios à sua empresa, a começar pelo enquadramento adequado de acordo com a legislação vigente.

Não é novidade para ninguém que, atualmente, existem diferentes regimes tributários, cada um com as suas virtudes e defeitos. Entretanto, sempre vai haver um mais indicado para a sua empresa. Por isso, ao implantar as estratégias eficientes de uma gestão de processos na área tributária, você vai ser capaz de escolher o melhor regime que mais se adapta à realidade da sua empresa.

Porém, o melhor e mais importante benefício provocado pela gestão de processos na área tributária é a eficiência na hora de prestar informações aos órgãos de fiscalização. Isso porque, por meio da implementação da gestão de processos, fica mais fácil para uma empresa identificar os pontos que estão prejudicando a entrega das informações. Uma vez identificados, esses gargalos podem ser eliminados de forma a agilizar a produção e envio das informações.

Como fazer a gestão de processos na área tributária?

A gestão de processos é uma condição altamente adaptável a qualquer tipo de negócio e qualquer área da empresa. Algumas empresas já estão aplicando, para a área tributária, metodologias específicas de gestão de processos, a exemplo do que se verifica com o grupo japonês Toyota

A divisão financeira da Toyota passou a utilizar a metodologia Kaizen para conseguir alcançar a melhoria de processos financeiros. Esse método, que, em tradução livre pode ser compreendido como “mudar para melhor”, foi desenvolvida em 1985 e, desde então, é amplamente difundida no mundo empresarial.

Basicamente, o procedimento tem como principal objetivo atingir a melhoria contínua de maneira sustentável e com pouco investimento financeiro, focando, principalmente, no aumento de produtividade, eliminação de desperdícios (de tempo, de recursos e de capital) e na otimização de equipamentos.

A divisão financeira da Toyota buscava institucionalizar esse método e, para tanto, passou a incorporar objetivos bastante específicos no plano de desempenho anual de cada individuo. Esses objetivos, inclusive, passaram a constar obrigatoriamente em documentos do RH sendo, assim, parte do processo de avaliação de desempenho. Além disso, a divisão decidiu criar formas de aumentar a visibilidade das melhorias de processo que fossem encontradas, recompensando as pessoas por seus esforços.

No caso da área tributária da sua empresa, essa filosofia tem como objetivo encontrar, durante os processos de geração de informação e de entrega aos órgãos fiscalizadores, oportunidades de melhoria e identificar onde residem os problemas que atrasam o procedimento para, então, solucioná-los de maneira rápida e eficiente.

Mesmo tendo sido desenvolvido há mais de 30 anos, o método Kaizen ainda é extremamente eficiente quando o assunto é gestão de processos. Recentemente, um importante laboratório aplicou a filosofia na sua área tributária e pôde comprovar o quanto essa metodologia é poderosa.

O Laboratório Teuto utiliza, desde 2011, o método Kaizen com o objetivo de melhorar o fluxo de recebimento das notas fiscais de entradas de mercadorias da empresa, que demoravam até 15 dias para serem integradas.

De acordo com o analista sênior da empresa, Tony Jorge, após a aplicação do Kaizen, 90% das notas fiscais são integradas em até 4 dias. Além de adotar a filosofia, também foram identificadas necessidades de melhorias na criação das requisições, nas ordens de compra e nas notas fiscais de serviço e materiais. Também foi necessário treinamento dos colaboradores da empresa para a melhoria do processo.

Assim, a gestão de processos na área tributária é uma excelente forma de aprimorar a maneira como a sua empresa se relaciona com os impostos e com os órgãos reguladores. Portanto, não deixe de inserir essa nova política de gestão de tributos e usufrua de todas as vantagens que esse sistema tem para oferecer.

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