O que é SPED e como ele funciona? Entenda!

O Sistema Público de Escrituração Digital, ou SPED, é uma nova forma instituída pela legislação brasileira de escrituração de livros fiscais, que substitui os livros físicos pela escrituração digital, e serve também como substituto de declarações fiscais.

Representa, portanto, modernização na forma de relacionamento entre os fiscos e os contribuintes, e utiliza a certificação digital como forma de validação, inclusive jurídica, dos documentos eletrônicos.

Veja, neste artigo, quais informações já fazem parte do SPED, quais são seus principais objetivos e, ainda, como o SPED pode ajudar (e muito!) a sua empresa. Confira!

Quais são as informações atualmente abrangidas pelo SPED?

O Sistema teve início com os projetos relativos a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em Ambiente Nacional.

A ECD, abrangida pelo SPED, é obrigatória a diversas empresas brasileiras, dentre as quais destacamos aquelas que apuram o imposto de renda pela sistemática do lucro real, sendo facultativa a entrega de ECD para as demais pessoas jurídicas. Tem como objetivo substituir as informações guardadas em papel, livros fiscais como o Livro Diário e o Livro Razão, por exemplo, por arquivos digitais que devem ser transmitidos à Receita Federal do Brasil.

A Nota Fiscal Eletrônica pressupõe a atuação conjunta e integrada das Secretarias de Fazenda dos Estados e da Receita Federal do Brasil, o que possibilita o processo conjunto de controle fiscal, e facilita o compartilhamento de informações entre os fiscos, inclusive reduzindo os custos burocráticos envolvidos na prestação de informações por parte dos contribuintes.

Como mencionamos acima, o SPED também está substituindo declarações fiscais. Como exemplo, não se utiliza mais a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), que foi substituída pela ECF (Escrituração Contábil Fiscal) desde 2014. Atualmente, a maioria das empresas nacionais está obrigada a entregar sua declaração nessa nova forma digital, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido.

Também a DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), declaração na qual eram prestadas informações relevantes para o PIS e a COFINS, foi substituída por arquivo digital, denominado de EFD-Contribuições.

Ainda no contexto do Sistema Público de Escrituração Digital, há o arquivo digital que contém a EFD ICMS e IPI, no qual são escrituradas as informações pertinentes a esses impostos indiretos.

Mais recentemente, vem sendo implementado o ESocial, projeto do governo federal que pretende unificar a prestação das informações de escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O E-Social tem como finalidade padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dessas informações.

Quais são os objetivos do SPED?

O SPED foi criado no âmbito do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal brasileiro, programa desenvolvido para promover a aceleração do crescimento econômico no Brasil, aumentando a oferta de empregos e propiciando melhoria das condições de vida da população.

Nesse contexto, o SPED foi pensado como forma de reduzir obstáculos administrativos e burocráticos ao crescimento econômico, representando inovação na relação havida entre fisco e contribuintes.

Entre seus objetivos, pode-se mencionar a integração entre os Fiscos Federal, Estaduais e Municipais. Como se sabe, as empresas brasileiras estão sujeitas à tributação em diferentes esferas, o que as obrigava a providenciar diversas declarações, que deveriam ser apresentadas em diferentes formatos e para distintas autoridades fiscais.

Além dessa integração, o SPED visa a uniformizar as obrigações acessórias que devem ser cumpridas pelos contribuintes, diminuindo seus custos de conformidade e gerando maior segurança. O sistema reduz, ainda, os custos relacionados com a emissão e armazenamento de documentos físicos, além de eliminar o uso do papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente.

Por fim, o SPED tem o objetivo de facilitar a identificação de infrações tributárias, porque possibilita o cruzamento e auditoria das informações de forma eletrônica, entre as informações do próprio contribuinte ou entre as informações deste e de seus fornecedores, clientes e parceiros comerciais.

Como o SPED pode ajudar a empresa?

Quem pensa que o projeto SPED surgiu apenas para beneficiar o Fisco está muito enganado. Há, também, consideráveis benefícios que as empresas podem obter com esse sistema.

Em primeiro lugar, o SPED extingue a necessidade de prestação de diversas informações repetidas a autoridades diferentes, uniformizando as informações que os contribuintes devem apresentar. Isso diminui significativamente o risco de erros simples de divergência entre informações prestadas em momentos distintos, a exemplo de erros de digitação.

Além disso, e como já mencionamos, por dispensar o uso de papel, o SPED auxilia na redução de custos burocráticos das empresas, inclusive os de impressão e armazenamento dos documentos físicos.

Por se tratar de sistema digital, o SPED permite maior rapidez e agilidade no acesso a informações, melhorando, inclusive, sua qualidade. E o sistema é ainda capaz de reduzir o tempo dispendido com a presença de auditores fiscais nas instalações das empresas, em caso de fiscalização, por exemplo.

Principalmente por abranger informações relativas a diversos tributos e distintas administrações fiscais, é muito importante evitar que haja qualquer erro nos arquivos do SPED. Assim, é sempre recomendável verificar a correção das informações e coerência entre todos os dados informados, a fim de se evitar questionamentos e multas fiscais.

Justamente por permitir às empresas rapidez e agilidade no acesso às informações, o sistema digital também garante as mesmas facilidades ao Fisco. Assim, os dados informados pela sua empresa podem ser compartilhados entre as administrações tributárias (federal, estaduais e municipais), e confrontados com demais informações prestadas por outras empresas, a exemplo dos seus fornecedores. Assim, qualquer erro ou divergência nas informações serão automaticamente apontados – razão pela qual a prestação e validação das informações devem ser feitas com muita cautela.

Há algumas ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar sua empresa na verificação, correção e exportação das informações constantes no SPED, de forma a facilitar que sua empresa fique em dia com as informações enviadas ao fisco.

Finalmente, é importante salientar que o SPED é uma fonte confiável de informações das empresas, e pode ser utilizada também para emissão de relatórios em prol da própria empresa, e não somente do fisco