TAX TRANSFORMATION

Já é sabido que as novas tecnologias alteraram drasticamente a maneira de trabalhar nas mais diversas áreas. Há alguns anos já é possível verificar o impacto, por exemplo, em áreas médicas e biológicas, que contam com a ajuda de robôs e aparelhamento sofisticado para realizar cirurgias ou mesmo para estabelecer diagnósticos mais precisos e com menor intervenção possível, aumentando a produtividade e diminuindo a margem de erros que seria possível pela ação humana.

Também as atividades empresariais começaram a estar sujeitas a essas alterações. O uso de ferramentas digitais para resolver problemas negociais chegou mesmo a alterar a forma pela qual as empresas podem desenvolver valor para seus clientes, além de tentar melhorar processos internos, gerando eficiência e redução de custos. E, de uma forma geral, passou-se a entender que algumas áreas, antes consideradas como fonte quase exclusiva de burocracia e custos, deveriam ser transformadas em centros produtores de dados gerencialmente relevantes. Nesse sentido, algumas áreas de back office passaram a ter a possibilidade de atuar de forma mais estratégica no negócio das empresas.

Isso significa que profundas alterações ocorreram em relação a atividades desenvolvidas em algumas áreas, e os profissionais que a elas se dedicam devem estar prontos a acompanhar essas mudanças. É o que vem ocorrendo na área tributária, especialmente a partir da ideia, atualmente bastante comentada, de tax transformation, que poderia ser traduzida para transformação tributária.

O que é a tax transformation?

Há não muito tempo atrás, a área tributária das empresas talvez pudesse ser vista como uma área de back office, que auxiliaria na apuração de tributos, cumprimento de obrigações acessórias, análise da legislação em vigor etc. Por tal atividade, muitas empresas poderiam ver a área tributária como um custo inerente ao negócio.

Justamente nesse sentido, a transformação da área tributária engloba a compreensão de que essa área, além de servir ao propósito de cumprir com as obrigações tributárias e fiscais, ainda pode ser centro de produção de informações estratégicas para a empresa, inclusive passando a ser considerada como parte mais integrada ao próprio objeto da organização, auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o negócio.

É compreender que os departamentos tributários não apenas trabalham para cumprir com as obrigações fiscais e para reagir ao que o fisco exige, mas que podem ter atitude muito mais proativa, antecipando eventuais dificuldades e aprimorando a gestão fiscal.

Assim, as pessoas envolvidas na área passam a estar mais atentas e conectadas a oportunidades que possam se apresentar ao próprio negócio desenvolvido pela empresa, além de se tornarem agentes de produção de informações que serão utilizadas por diversas áreas da empresa, inclusive a que compreende tomadas de decisão.

Evidentemente, a transformação tributária não se dá apenas pela mudança de visão dos profissionais da área. Isso passa a ser possível quando novas ferramentas podem passar a ser utilizadas para reduzir o tempo gasto com atividades mecânicas e repetitivas, o que proporciona aos profissionais a oportunidade de trabalhar de forma mais gerencial, avaliando as informações que são coletadas e produzindo, com elas, relatórios, diagnósticos, planejamentos de distintos cenários, definição de novas estratégias e apresentação de conclusões.

Assim, é possível esperar que a tax transformation produza nos departamentos fiscais e tributários mudanças substanciais na jornada e tempo gasto com determinados trabalhos. Se antes a produção de planilhas, inserção manual de dados e cálculos podiam ocupar a maior parte do tempo de um trabalhador da área, é possível que hoje haja maior atenção dada às possíveis integrações realizadas entre o tributário e o departamento de TI, por exemplo, de forma a automatizar informações que já estejam inseridas nos sistemas de gestão empresarial, e que poderão ser utilizadas para fins de cálculo de tributos devidos.

É importante considerar, também, que a mesma revolução tecnológica coloca, também à disposição das autoridades fiscais, ferramentas que facilitam a verificação de conformidade dos negócios às regras tributárias. Há, assim, muito maior capacidade dos fiscos de revisar transações e, eventualmente, autuar os contribuintes quando acharem inconsistências.

E cada vez será mais fácil ao fisco investigar transações, especialmente na medida em que as informações de cada contribuinte forem sendo compartilhadas com as diferentes entidades federativas. Ou seja, se antes dificilmente a autoridade fiscal federal conseguia reportar informações que poderiam interessar às autoridades fiscais estaduais ou municipais, isso está cada vez mais fácil.

Assim, é e será cada vez mais importante que as empresas tenham, como contribuintes, uma visão integrada, completa e atualizada de sua situação fiscal, inclusive como forma de evitar surpresas por parte de um fisco extremamente informado e informatizado, que há anos vem investindo em tecnologia para realização de testes consistentes nas informações prestadas pelos contribuintes.

Principais dificuldades

Implementar qualquer tipo de transformação tributária no Brasil, porém, não será tarefa fácil. Sendo reconhecido mundialmente como um dos países que mais exige gastos para o cumprimento das obrigações tributárias, sejam elas principais ou acessórias, a maior parte do tempo dos departamentos fiscais de empresas brasileiras ainda é gasta com tarefas operacionais e que, portanto, possuem baixo potencial de se tornarem gerencialmente relevantes.

A boa notícia, e principal esperança para resolver essas dificuldades, é que, cada vez mais, a automatização de processos e uso de robôs para realização de tarefas repetitivas se aproxima também da área tributária. Isso significa, além de um menor gasto de recursos com esse tipo de tarefa, que os trabalhos sairão com menos erros e exigirão menos tempo de revisão e correção – tudo de forma a contribuir com a possiblidade de investir tempo e recursos em tarefas mais inteligentes e ainda evitando possíveis erros que seriam inerentes à execução dessas atividades por humanos.

Naturalmente, as empresas que escolherem adotar essa transformação terão de passar por períodos de adaptação e mesmo mudança de procedimentos, o que também poderá exigir investimento e bastante treinamento. Além disso, a área tributária poderá estar muito mais envolvida com outras áreas da empresa, inclusive de forma colaborativa, para saber exatamente quais as principais demandas dessas outras áreas, que poderão ser supridas por um departamento tributário inovador.

Principais oportunidades

Se há dificuldades envolvidas na adoção da tax transformation, há, também, diversas oportunidades.

Se a adoção de ferramentas e tecnologias pode facilitar o trabalho mecânico e repetitivo, inclusive diminuindo o tempo gasto com revisões e correções, isso significa que haverá menor gasto com atividades que exigem baixo desenvolvimento intelectual. Sendo os cálculos e apurações automatizados, haverá, ainda, menor chance de erros, o que poderá significar, ao fim, maior economia de custos na área, além de redução de riscos de autuações e aplicações de multas.

Haverá, assim, maior eficiência operacional, já que os profissionais da área poderão estar muito mais engajados com o acompanhamento de eventuais alterações normativas e planejamento fiscal estratégico, desde que gastem menos tempo com compliance fiscal, além de poderem atender outras áreas do negócio.

De fato, havendo material e informações disponíveis – aqueles produzidos dentro do próprio departamento, os profissionais da área conseguem fazer análises e avaliações muito mais atuais, com dados instantaneamente buscados, sem a necessidade de perder tempo elaborando relatórios estáticos. Isso permite uma visão muito mais acertada da empresa, inclusive reduzindo riscos e permitindo que melhores alternativas sejam instantaneamente previstas.

Ou seja, a redução do tempo imposto aos profissionais da área tributária poderá possibilitar que esses profissionais passem a se dedicar a análises estratégicas, com a utilização de ferramentas que já são de sua familiaridade.

Nesse sentido, vale rememorar o conceito de analytics, que consiste no uso de dados para análises sistemáticas que auxiliam na tomada de decisões seguras, especialmente por meio de programas de Business Intelligence, tais como o Power BI da Microsoft. Esses programas possibilitam que dados anteriormente inutilizados possam ser analisados conjuntamente para que se extraiam conclusões que não se apresentavam como possíveis sem a utilização dessas ferramentas.

Justamente nesse ponto, os arquivos do SPED, que concentram numerosos dados relevantes das operações das empresas, podem se apresentar como relevante fonte de informações para analytics, que pode passar a ser desempenhada pelos próprios profissionais de áreas fiscais e tributária.

Finalmente, a visualização instantânea e integrada de informações fiscais pode permitir que os gestores das empresas saibam exatamente quais os impactos tributários decorrentes de alterações produtivas ou do próprio negócio. Com uma fonte de dados unificada e apresentada em forma de gráfico, os impactos de eventuais mudanças podem ser contabilizados e previstos, de forma a gerar previsões muito mais precisas, o que, inclusive, pode reduzir riscos fiscais.

Tax transformation ao redor do mundo

A transformação da área tributária está longe de ser tendência localizada ou verificada em poucos países. A preocupação com compliance fiscal faz parte da agenda de organizações internacionais como a OCDE, Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico, e exige que os países signatários adotem regras nesse mesmo sentido. Para as empresas, isso significa que as transações internacionais estarão, cada vez mais, sujeitas a fiscalização, o que aumenta a demanda por relatórios que contenham informações atualizadas e elaboradas em tempo real, além de digitalizadas e facilmente compreensíveis.

É também nesse sentido a tendência de maior transparência fiscal, já que muitas entidades governamentais buscam aumentar suas receitas, inclusive por meio da redução de sonegação fiscal realizada por meio de investimentos e empresas em outros países.

Todos esses movimentos indicam a clara necessidade de empresas ao redor de todo o mundo se adequarem às novas tendências tecnológicas que surgem e que são aplicáveis e podem auxiliar o dia-a-dia fiscal e tributário.

Profissionais da área tributária

Apesar de tantas inovações, a ideia é que as tecnologias auxiliem os profissionais da área tributária, principalmente nas tarefas repetitivas. Será importante, porém, que esses profissionais passem a entender as exigências e novas habilidades que poderão ser deles exigidas.

Assim, profissionais que tenham sólido relacionamento construído com diversas áreas da empresa, inclusive com capacidades multidisciplinares, poderão se destacar no novo mercado profissional, bem como aqueles com conhecimentos relacionados à área de tecnologia da informação. As mudanças podem exigir que os profissionais se requalifiquem e aprendam novas habilidades.

A tax transformation, portanto, exigirá que tanto as empresas quanto seus profissionais estejam dispostos a abraçar as mudanças que estão chegando. É possível que uma primeira fase, de adaptação, seja mais custosa e exija maior comprometimento, mas há diversas oportunidades que podem surgir e que têm a capacidade de colocar os departamentos tributários e seus profissionais em evidência como parceiros estratégicos da gerência da empresa.

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