1. Contexto Legal e Objetivo das Mudanças
As alterações de 2024/2025 têm como pano de fundo a Reforma Tributária do Consumo (EC 132/2023) e a regulamentação via LC 214/2025, que instituem IBS e CBS. No âmbito da NF-e, ajustes do Confaz modernizam a correção de erros, o cancelamento e a documentação de ajustes por meio de Notas de Crédito/Débito. O foco é elevar a transparência, a segurança jurídica e a rastreabilidade fiscal.
2. Retificação de NF-e
Visão geral: antes, erros simples eram tratados por CC-e e diferenças de valores por nota complementar; já erros relevantes identificados após a entrega ficavam sem solução formal, pois não existe cancelamento pós-entrega.
2.1 O que mudou
Com o Ajuste SINIEF 15/2025 (vigência: 1º de setembro de 2025), passa a ser possível retificar a NF-e após a entrega, desde que o procedimento ocorra em até 168 horas (7 dias corridos).
2.2 Quando a retificação se aplica
- Erros que não podem ser sanados por CC-e ou NF complementar.
- Exemplos: valores incorretos, dados tributários divergentes, ou informação do destinatário equivocada (sem alterar o CNPJ base).
2.3 Prazos e restrições
- Prazo: 168 horas contadas da efetiva entrega, sem novo transporte.
- Não se aplica a devoluções simbólicas parciais (tratamento próprio).
- Veda alteração do CNPJ base do destinatário (não é instrumento para mudar o destinatário).
2.4 Benefícios e impactos
- Aumenta a segurança jurídica e reduz autuações por erros formais.
- Oferece alternativa legal para correções detectadas no ato da entrega.
- Demandas práticas: atualização de sistemas, treinamento da equipe fiscal e controles internos para respeitar o prazo de 7 dias.
2.5 Passo a passo sugerido
- Identificar rapidamente o erro e verificar se não cabe CC-e/NF complementar.
- Registrar a data/hora da entrega para contagem precisa do prazo.
- Executar a retificação no emissor autorizado e manter os logs de auditoria.
- Arquivar evidências (comprovantes, comunicação com o cliente, etc.) para eventual fiscalização.
2.6 Exemplo prático
Uma NF-e foi emitida com alíquota de tributo incorreta e o erro só foi percebido pelo destinatário na conferência da entrega. Em até 168 horas, o emitente poderá retificar a NF-e nos termos do Ajuste 15/2025, sem necessidade de devolução simbólica.
3. Cancelamento de NF-e
O cancelamento continua condicionado à não circulação da mercadoria (fato gerador não ocorreu). Caso a mercadoria já tenha sido entregue, não é possível cancelar; devem-se utilizar devolução ou notas de ajuste/correção adequadas.
3.1 Regras gerais
- Prazo nacional: até 7 dias corridos após a autorização de uso.
- Cancelamento extemporâneo: após o prazo, depende da anuência do Fisco e pode gerar penalidades.
- Se houver CT-e/MDF-e vinculados: prazo reduzido (em geral, 24 horas) e é obrigatório cancelar primeiro CT-e/MDF-e para depois cancelar a NF-e.
3.2 Restrições e travas
- Impossível cancelar após manifestação confirmatória do destinatário.
- Impossível cancelar após CC-e confirmada em certos cenários, pois a operação se consolidou.
3.3 Novidades (2024–2025)
- Fim da denegação: padronização como rejeição na autorização quando houver irregularidades do destinatário (Ajuste SINIEF 16/2024).
- Cancelamento por substituição em duplicidade por contingência técnica: permitido pelo Ajuste SINIEF 13/2025 (cláusula 12-A), desde que a NF-e em contingência tenha acobertado a saída. Prazo: 168 horas da autorização da nota duplicada. Estados podem definir prazos menores.
3.4 Boas práticas de compliance
- Monitorar emissões e prazos com alertas automáticos no ERP/emissor.
- Jamais cancelar após entrega; utilizar devolução/ajustes conforme o caso.
- Treinar a operação de logística/faturamento para prevenir erros antes do despacho.
3.5 Exemplo prático
Durante uma indisponibilidade do ambiente autorizador, o contribuinte emitiu NF-e em contingência e realizou a entrega. Mais tarde, a NF-e normal também foi autorizada, gerando duplicidade. Pelo Ajuste 13/2025, pode-se cancelar a NF-e duplicada dentro de 168 horas, mantendo apenas a que acobertou a circulação.
4. Notas de Débito e Crédito (Finalidades 5 e 6)
Com IBS e CBS (LC 214/2025) e o novo desenho de apuração, a NF-e passa a contar com duas finalidades específicas para ajustes: Nota de Crédito (Finalidade 5) e Nota de Débito (Finalidade 6). Esse modelo formaliza, com rastreabilidade, reduções ou acréscimos após a emissão da nota original.
4.1 O que são e relação com finalidades tradicionais
- Nota de Crédito (F5): reduz valores previamente faturados (estornos, devoluções parciais, descontos concedidos).
- Nota de Débito (F6): adiciona valores a uma operação já faturada (juros/multa por atraso, complemento de tributo).
- As finalidades 2 (Complementar), 3 (Ajuste) e 4 (Devolução) se encaixam, conforme o efeito no imposto, como casos de Débito ou Crédito no novo modelo.
4.2 Casos de uso e efeitos tributários
- Crédito: reduz base de IBS/CBS de forma proporcional, com vínculo à operação original.
- Débito: integra acréscimos à base de IBS/CBS, inclusive encargos financeiros contratuais quando aplicáveis.
4.3 Faturamento antecipado e obrigatoriedade de Nota de Débito
Em vendas para entrega futura ou faturamento antecipado, passa a ser obrigatória a emissão de NF-e/NFC-e com Finalidade 6 (Nota de Débito), para recolher IBS e CBS no momento do faturamento, conforme §4º do art. 10 da LC 214/2025.
4.4 Aceite do destinatário em Nota de Débito
Para transparência e segurança, a Nota de Débito requer manifestação de aceite do destinatário. Esse evento eletrônico confirma ciência e concordância do contribuinte, e só após o aceite o emitente poderá considerar o valor na apuração.
4.5 Declaração assistida e compliance
A regulamentação de IBS/CBS prevê o uso dessas notas no contexto de declaração assistida, facilitando o controle fiscal dos ajustes. Práticas informais (ex.: embutir juros em boletos sem NF-e) deixam de ser aceitas: o ajuste deve constar em NF-e de crédito/débito.
5. Quadro Comparativo: Retificação x Cancelamento x Nota de Crédito x Nota de Débito
| Instrumento | Quando usar | Prazo | Restrições/Observações |
| Retificação | Erro relevante identificado após a entrega, não sanável por CC-e/NF complementar. | Até 168h após a entrega (Ajuste 15/2025). | Não altera CNPJ base; não vale para devolução simbólica parcial. |
| Cancelamento | Quando o fato gerador não ocorreu (sem circulação). | Regra geral: 7 dias; com CT-e/MDF-e: em regra 24h (cancelar transportes antes). | Vedado após manifestação/CC-e consolidada; extemporâneo depende de anuência do Fisco. |
| Nota de Crédito (F5) | Redução de valores já faturados (devolução, desconto). | Conforme regras de emissão vinculada. | Reduz proporcionalmente a base de IBS/CBS; deve referenciar a operação original. |
| Nota de Débito (F6) | Acréscimo posterior (juros, multa, complemento de tributo) e faturamento antecipado. | Conforme regras de emissão vinculada. | Requer aceite do destinatário; integra a base de IBS/CBS. |
6. Checklist de Implementação (TI & Fiscal)
- Atualizar emissor/ERP para retificação pós-entrega e finalidades 5/6.
- Configurar alertas automáticos de prazo (168h e 7 dias; 24h para CT-e/MDF-e).
- Adequar integrações para evento de aceite do destinatário (Nota de Débito).
- Treinar times de faturamento, fiscal e logística para novos fluxos.
- Documentar políticas internas de uso de cada instrumento (matriz de decisão).
7. FAQ – Perguntas Frequentes
Q: Posso cancelar uma NF-e depois da entrega?
A: Não. Após a circulação da mercadoria, o cancelamento não é permitido. Use devolução ou notas de ajuste/retificação conforme o caso.
Q: Qual a diferença entre CC-e e a nova retificação?
A: A CC-e corrige erros formais e limitados; a retificação pós-entrega (Ajuste 15/2025) regulariza erros relevantes em até 168h após a entrega.
Q: O que acontece com duplicidade por contingência?
A: Pelo Ajuste 13/2025, é possível cancelar por substituição a NF-e duplicada em até 168h, preservando a que acobertou a saída.
Q: Notas de Débito exigem aceite do destinatário?
A: Sim. O aceite eletrônico garante transparência e só após ele o valor pode ser considerado na apuração.
Q: Faturamento antecipado gera imposto imediatamente?
A: Sim. Deve-se emitir Nota de Débito (F6) para IBS/CBS no momento do faturamento (LC 214/2025, art. 10, §4º).
Q: As antigas finalidades 2, 3 e 4 desapareceram?
A: Elas se enquadram no novo modelo como casos de Débito ou Crédito, conforme o efeito tributário, mantendo o vínculo à operação original.
8. Planilha Modelo e Integração com o Taxsheets
Para facilitar a adaptação ao novo modelo de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) previsto pela Reforma, estamos disponibilizando uma planilha modelo. Essa planilha serve como um guia prático para que o usuário possa incluir as informações dos novos campos exigidos pela NF-e.
Além disso, contamos com a ferramenta Taxsheets, que possui o Editor de Obrigações Acessórias. Com ela, o usuário pode importar arquivos XML de NF-e, montar uma planilha com todas as tags do documento fiscal, inserir os novos dados conforme o modelo da reforma e, ao final, exportar novamente os registros editados para o formato XML. Esse processo garante agilidade, consistência e conformidade com as exigências legais.
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