A VACC, empresa do segmento de serviços de auditoria, consultoria e outsourcing contábil, tinha uma grande dificuldade para otimizar o trabalho que desenvolvia para seus clientes, principalmente em virtude da grande quantidade de informações geradas nos processos desenvolvidos.
Para ajudar a resolver esse problema, eles contaram com a Taxcel e o resultado foi muito acima do esperado. Continue sua leitura para saber mais a respeito deste case de sucesso!
Como surgiu a demanda?
Thiago Mandu, gerente das áreas de consultoria contábil e outsourcing da VACC conhecia Pedro Lima, CEO da Taxcel já de longa data. Nesse relacionamento, ao comentar das dificuldades enfrentadas pela empresa, Thiago conheceu a ferramenta desenvolvida por Pedro, que transformou a sua rotina de trabalho.
De comum acordo, Thiago decidiu fazer um teste com o software, que permite a extração de informações dos arquivos do SPED que, depois, são organizadas de maneira simples no Excel, fazendo com que as análises fiscais possam ser realizadas facilmente em planilhas.
Para quem não está familiarizado, o Sistema Público de Escrituração Digital, ou SPED, basicamente substitui os livros físicos pela escrituração digital. Assim, os contribuintes devem enviar suas informações fiscais por meio eletrônico, utilizando, para essa transmissão, certificação digital, a fim de garantir a validade jurídica dos documentos. Representa, portanto, relevante modernização na forma de cumprimento das obrigações tributárias acessórias.
A ideia do SPED é proporcionar, por meio da informatização, mais agilidade na relação fisco-contribuinte, resultando em uma economia significativa de tempo e de gastos, maior controle da fiscalização, mais confiabilidade e precisão entre as informações trocadas, além de uma significativa redução no gasto de papel, o que pode até ajudar na preservação do meio ambiente.
O sistema SPED representou grande inovação tecnológica na área fiscal, e, por isso mesmo, muitas empresas enfrentaram dificuldade na adaptação a esse novo ambiente. Justamente por conta dessas dificuldades, em meados de 2016, Thiago começou a testar as funcionalidades do sistema da Taxcel. Antes, a VACC só havia utilizado algumas outras opções que tinham poucas funções similares, especialmente focadas na parte de auditoria fiscal. Era usual, inclusive, que a tabulação das fichas do SPED fosse feita manualmente, o que levava bastante tempo e gerava muito trabalho.
Quais os benefícios observados com a implantação do sistema Taxcel?
Logo no início do período de teste, foi possível perceber que a lógica promovida pela ferramenta da Taxcel facilitava muito a rotina de obtenção de dados e reinserção no programa após as alterações. Esse processo, sem a utilização da ferramenta, era bastante moroso, desgastava a equipe, e estava sujeito a diversos tipos de erros.
Com a implantação do novo sistema, em pouco tempo já era observável um relevante ganho de produtividade, já que foi possível otimizar a realização das tarefas relativas à correção e edição do TXT, deixando mais tempo para os colaboradores da empresa realizares análises fiscais.
Houve, por exemplo, a situação de um cliente da VAAC que estava sendo fiscalizado. Durante os trabalhos de fiscalização, foi solicitada uma relação gigantesca de documentos de um determinado fornecedor. Com a utilização da ferramenta Taxcel, foi possível ao pessoal da VACC extrair os dados relativos a um período de 5 anos de SPED fiscal, aplicar um filtro, e ter destacados todos os documentos de entrada desse fornecedor específico. Com as numerações das chaves, foi possível baixar todos os XML’s em um lote só. Somente assim foi possível atender ao prazo estabelecido pela fiscalização, evitando maiores problemas.
Por que escolher a Taxcel?
A Taxcel é ferramenta diferenciada que realmente auxilia o dia a dia de seus clientes. No caso da VACC, Thiago afirmou que não trocaria a ferramenta Taxcel por nenhuma outra no mercado por não ter encontrado nenhuma proposta de ferramenta semelhante, que fosse simples para iniciar o uso, e funcional para atender ao que promete.
Além disso, ficou bastante claro desde a implantação da ferramenta que o custo benefício foi muito compensador. Os valores que a VACC investiu para poder utilizar o sistema após a fase de testes foram totalmente recuperados pela empresa, por meio da redução de gastos com horas extras de funcionários, especialmente nos períodos de picos de entrega de obrigações acessórias.
Em termos gerais, a experiência da VACC com a Taxcel está sendo bastante positiva para ambas as partes. Com a utilização do sistema, a VACC consegue estabelecer suas análises utilizando o Excel, o que simplifica muito o trabalho com as séries de dados e informações reportadas ao fisco.
Sem essa solução, seria muito difícil conseguir avaliar essas informações de uma forma tão assertiva e ágil, com tanto detalhamento. A Taxcel propicia que a VACC atenda melhor seus clientes e também que garanta melhores condições de trabalho aos seus colaboradores!
Além da VACC, a Taxcel é parceira de empresas de diversos segmentos, nos mais variados portes, como a Roche, a General Motors e a Mosaic. Está preparada para atender bem a todos os tipos de demandas relacionadas à extração e leitura de arquivos no SPED, possibilitando a correção de erros apontados pelo PVA, a validação e conferência das informações e a transformação dos dados em arquivos TXT, muito úteis em diversas situações.
Se a sua empresa também passa por problemas para fazer o gerenciamento e as análises das informações disponibilizadas no SPED, entre em contato conosco e conheça melhor como as nossas soluções podem te ajudar. Trabalhamos com uma lógica de versões e licenças, o que torna nosso atendimento customizado e ideal para as suas necessidades!
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