Muito além de ser apenas uma obrigatoriedade para muitas empresas, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma oportunidade de simplificação e unificação de uma série de processos e tarefas, representando a transformação digital tributária.
Habitualmente as empresas produzem um volume expressivo de dados referentes a processos e a rotinas internas. O planejamento tardio ou mesmo o desconhecimento de como tratá-lo com qualidade pode culminar em muitos erros transmitidos à Receita Federal do Brasil (RFB) e aos demais órgãos da administração.
E onde entra o eSocial? Para que ele serve? Continue a leitura e saiba mais!
O que é o eSocial?
O e-Social, instituído pelo Decreto nº 8373/2014, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que foi criado para desburocratizar uma série de obrigações e tornar mais transparentes as informações relativas a processos nas organizações.
Trata-se de um sistema que comunica digitalmente aos órgãos competentes as informações relativas a obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais da organização. Assim, ele unifica e simplifica a execução de mais de 15 obrigações acessórias. Entre elas estão:
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- folha de pagamento.
Sua implementação foi planejada em duas etapas:
- a partir de 1º de janeiro de 2018: para empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões no ano-calendário de 2016;
- a partir de 1º de julho de 2018: para os demais estabelecimentos, independentemente da receita anual.
Para que serve o eSocial?
Com a implementação do eSocial, as empresas passam a ganhar em produtividade e na garantia de maior segurança jurídica. Além disso, como é um sistema transparente, reduz os índices de sonegação.
O sistema consiste em uma ferramenta de cruzamento de informações e detecção de infrações a normas previdenciárias e trabalhistas e permite que a fiscalização as identifique com antecedência. Com a automação de informações trabalhistas e previdenciárias, uma série de dados passam a ser exigidos:
- admissão e desligamento devem ser informados assim que ocorrerem, pois o funcionário não pode iniciar suas atividades se não estiver registrado na base de dados;
- qualquer alteração na jornada e no horário de trabalho deve ser informada quando ocorrer, mesmo para colaboradores que não marquem ponto;
- a folha de pagamento deve ser enviada até o dia 7 do mês seguinte;
- informações de alteração salarial devem ser encaminhadas no dia seguinte.
Isso faz com que ocorra um maior controle e garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores, garantindo aquilo que a legislação obriga as empresas a realizarem. O eSocial também auxilia a eliminar a redundância de informações e a melhorar e sistematizar o envio e o cruzamento de dados, auxiliando no combate à sonegação fiscal.
Quais empresas são obrigadas a fazer parte do eSocial?
Atualmente estão obrigadas a fazer parte do envio de informações para o eSocial as pessoas jurídicas que contratarem prestadores de serviço (pessoas físicas ou jurídicas) e que tenham alguma obrigação trabalhista, tributária ou previdenciária. Assim, estão enquadrados nessa situação:
- os que se configurarem como empregador, segundo os termos do Artigo 2º da CLT;
- os que se configurarem como contribuintes, segundo as normas da Lei nº 5.172/1996.
Os negócios que não cumprirem as exigências solicitadas estarão sujeitos a sanções e multas, de forma automática. Por exemplo, aquelas empresas que não informarem imediatamente a contratação de um colaborador poderão pagar multa, imediatamente, entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por empregado. Ainda há possibilidade de pagamento de multas por outras situações, tais como:
- não comunicação da contratação até um dia antes do início das atividades;
- não comunicação de alterações no contrato de trabalho ou nos dados cadastrais do colaborador;
- desrespeito às jornadas máximas de trabalho;
- atraso no pagamento de 13º salário, férias, benefícios, entre outros;
- não comunicação de acidentes de trabalho que tenham resultado em morte ou daqueles que não sejam fatais até o primeiro dia útil seguinte ao acidente;
- não realização de exame médico admissional, periódico, de retorno ao trabalho, entre outros exigidos por lei.
Quais obrigações legais o eSocial vai substituir?
O eSocial substitui pelo menos 15 obrigações acessórias, tal como veremos a seguir:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).
Como se preparar para a implementação?
Se você está abrindo a sua empresa agora e ainda não realizou o cadastro no eSocial, é importante ficar atento para cumprir as exigências previstas em lei. O primeiro passo para a implementação efetiva é o cadastramento dos funcionários na RFB e no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Essa comunicação é fundamental, já que dados incorretos ou inconsistentes podem impossibilitar o envio de informações e até impedir a contratação de novos empregados, por exemplo.
As organizações terão de passar por uma reformulação em seus processos, pois todos os setores devem estar sincronizados para que seja possível compartilhar e integrar as informações. Além disso, a empresa deve se preocupar em treinar a equipe, para que ela opere a ferramenta. Organizações que não utilizam nenhuma solução de gestão vão precisar de um tempo maior para se adaptar, pois a migração de dados terá de ser feita manualmente e os processos adaptados à rotina.
Quais as principais vantagens do eSocial?
A criação do eSocial foi destinada a trazer uma série de melhorias para as organizações e para os órgãos fiscalizadores federais, estaduais e municipais. Veja os principais benefícios para sua empresa e para o Estado:
- menor burocracia nos processos;
- promoção de uma cultura de segurança da empresa por meio de informações;
- ampliação da capacidade de fiscalização do Estado acerca das informações;
- centralização das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais;
- agilidade na prestação de contas;
- maior controle acerca das informações da empresa;
- miníma chances de erros que possam gerar multas e sanções posteriores;
- diminuição dos índices de sonegação fiscal;
- maior integração entre a área de segurança do trabalho e os demais setores;
- garantia dos direitos dos trabalhadores;
- simplificação e unificação das informações legais, facilitando a tarefa do gestor financeiro e contábil.
O eSocial já é uma obrigação para as empresas, mesmo que os calendários de adaptação variem conforme os tipos das organizações. Por isso, é importante que seu negócio passe, desde já, a observar as exigências e as adequações necessárias para inseri-lo em seu negócio.
Agora que você já está por dentro do que é o e-Social e quais são os benefícios da implementação desse sistema para a empresa, siga-nos no Facebook e no LinkedIn, e fique por dentro de todos os nossos conteúdos com exclusividade!
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